El embudo comercial Kanban
Cuándo usar esto
Quieres entender cómo CuadrillaApp organiza las oportunidades comerciales en columnas, cómo moverlas y qué pasa automáticamente cuando creas, envías o firmas un presupuesto.
Antes de empezar
- Necesitas un usuario con rol de gerente, gestor, administrativo o comercial.
- Entra en el panel y abre «Comercial» → «CRM y Presupuestos» → pestaña «Embudo Kanban».
Las seis columnas del embudo
| Columna | Cuándo cae aquí una oportunidad |
|---|---|
| Contacto Inicial | Una visita comercial nueva o un presupuesto recién creado todavía en Borrador. |
| Propuesta Presentada | El presupuesto se ha enviado al cliente (Enviado o Pte. Firma). |
| Negociación | El cliente ha solicitado cambios sobre el presupuesto. |
| Ganada | El cliente ha firmado o aceptado el presupuesto. CuadrillaApp guarda la propuesta ganadora y su importe. |
| Perdida | El cliente rechazó la propuesta o tú la marcaste como perdida. Requiere un motivo. |
| Aplazada | El cliente la dejó en pausa o el sistema la archivó por inactividad. Requiere un motivo y opcionalmente una fecha de próximo seguimiento. |
Cada tarjeta del embudo se rellena con la información más relevante de la etapa: en Contacto Inicial ves el nombre y el cliente; en Propuesta Presentada el código del presupuesto y los días desde el envío; en Negociación un extracto de los cambios que pidió el cliente; en Ganada el código de la propuesta ganadora, el importe y los días desde la firma; en Perdida/Aplazada el motivo que se registró.
Qué pasa automáticamente
CuadrillaApp mueve las oportunidades sin que tengas que hacerlo a mano en estos casos:
- Crear una visita comercial → se crea una oportunidad en Contacto Inicial con el mismo cliente, si la visita no estaba ya ligada a una oportunidad existente.
- Crear un presupuesto sin oportunidad → se crea una oportunidad nueva en Contacto Inicial y el presupuesto queda enlazado a ella.
- Enviar el presupuesto al cliente → la oportunidad pasa a Propuesta Presentada y se guarda la fecha de envío.
- El cliente solicita cambios → la oportunidad pasa a Negociación.
- El cliente firma o acepta → la oportunidad pasa a Ganada, se marca la propuesta ganadora y se sincroniza su importe.
- El cliente rechaza → la oportunidad pasa a Perdida, con el motivo del rechazo.
- 30 días sin actividad sobre un presupuesto enviado → la oportunidad pasa a Aplazada automáticamente, con motivo «Expirado: sin actividad 30 días» y una fecha sugerida de seguimiento dentro de 14 días. Te llega también una notificación.
Mover una tarjeta tú mismo
Tienes dos formas, las dos hacen lo mismo:
- Arrastrar y soltar la tarjeta a la columna destino. Mantén pulsado, arrastra y suelta cuando la columna destino quede resaltada con un borde naranja. En cuanto sueltes, el sistema valida la transición y guarda el cambio.
- Botones rápidos dentro de la tarjeta: las flechas izquierda/derecha mueven a la columna anterior/siguiente. El icono de cruz roja marca como Perdida; el icono de pausa ámbar marca como Aplazada.
Hay transiciones que no están permitidas y el sistema las bloqueará con un aviso (por ejemplo, no puedes saltar de Contacto Inicial directamente a Ganada). Para llegar a Ganada hay que pasar por las etapas intermedias.
Si mueves una tarjeta a Perdida o Aplazada, la app te abrirá un modal pidiendo el motivo (obligatorio) y, en el caso de Aplazada, una fecha de próximo seguimiento.
Ver el detalle de una oportunidad
Pulsa cualquier tarjeta para abrir el panel de detalle lateral, con cuatro pestañas:
- Resumen: cliente, contacto principal, importe, días desde el último cambio, fecha del último cambio, próximo seguimiento (si está marcado) y motivo (si está en Perdida o Aplazada). También puedes asignar o cambiar el propietario de la oportunidad desde aquí.
- Presupuestos: lista de presupuestos vinculados a esta oportunidad con su estado, importe y fechas de envío y firma. El presupuesto ganador aparece marcado. Pulsando uno saltas directamente a la pestaña «Presupuestos» con esa fila seleccionada.
- Notas cliente: si el cliente solicitó cambios en algún presupuesto vinculado, aquí ves el texto íntegro que escribió.
- Histórico: línea temporal con todos los cambios de etapa que ha sufrido la oportunidad, el usuario que la movió y el motivo, si aplicaba.
Indicadores visuales en las tarjetas
- Badge «N presup.» en azul: la oportunidad tiene más de un presupuesto vinculado (varias propuestas alternativas).
- Badge «SLA» en ámbar + borde ámbar: la oportunidad lleva más de 14 días sin movimiento en una etapa activa (Propuesta Presentada o Negociación). El sistema te avisa con una notificación cuando lo marca.
Asignar propietario
Cada oportunidad puede tener un propietario (gerente, comercial o administrativo de tu empresa). Se asigna desde la pestaña Resumen del panel de detalle, con un desplegable. El propietario es quien recibe las notificaciones específicas de esa oportunidad.
Archivar oportunidades
Cuando una oportunidad ya no es relevante (Ganada antigua, Perdida con motivo registrado, Aplazada sin seguimiento), puedes archivarla con el icono de archivo de su tarjeta. Las oportunidades archivadas no se ven por defecto en el embudo; para revisarlas, pulsa el botón «Mostrar archivadas» del encabezado.
Además, el sistema archiva automáticamente las oportunidades que llevan más de 90 días en Perdida o Aplazada sin actividad, para que el embudo no se ensucie con casos cerrados.
Notas y limitaciones
- Una oportunidad puede tener varios presupuestos vinculados (por ejemplo, una propuesta inicial y una revisada). El embudo trata a la oportunidad como un caso único y refleja el estado del presupuesto más reciente o el ganador.
- Si necesitas anular una transición que disparaste por error (por ejemplo, marcaste «Perdida» pero no era), puedes moverla manualmente a la columna correcta arrastrando o con los botones. Cualquier movimiento queda registrado en el histórico del panel de detalle.
- Los crons del sistema funcionan en horario UTC: el aviso SLA salta a las 9:00 UTC, la expiración por inactividad a las 3:00 UTC y el auto-archivado a las 4:00 UTC.